Personuppgiftspolicy

Kulturlandskapets personuppgiftspolicy beskriver hur vi hanterar din personliga information samt dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.

1. Inledning

Denna policy gäller för dig som:

• Är uppdragsgivare
• Kommunicerar med oss, t ex via bokhandel eller e-post
• Skickar in en intresseanmälan eller söker en utlyst tjänst
• Besöker något av våra publika arrangemang
• Bidrar med upplysningar och information i något av våra uppdrag

Personuppgifter är alla uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till en person, till exempel personnummer, namn, adress, fotografi.

Varje åtgärd som vidtas med en personuppgift utgör en personuppgiftsbehandling, till exempel insamling, registrering, lagring, överföring och radering.

Rio Kulturlandskapet ekonomisk förening är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter. För alla kontaktuppgifter, se längst ner på sidan.

2. Vad Kulturlandskapet använder dina personuppgifter till

För att hantera och genomföra beställda uppdrag
Detta inkluderar exempelvis upprättande av avtal, utförandet av själva uppdraget (oftast inklusive publicering och spridning av en rapport), hantering av betalning.
Vi behandlar följande uppgifter: Namn, avtal / beställning, organisationsnummer (eller i förekommande fall personnummer), kontaktuppgifter (adress, e-post, telefonnummer), faktureringsadress och korrespondens.

Laglig grund: Fullgörande av avtal.

Lagringsperiod: Till dess att uppdraget har genomförts (inklusive betalning av slutfaktura) och för en tid om upp till sju år för data som behandlas enligt bokföringslagen.

För att hantera en bokbeställning
Vi behandlar följande uppgifter: Namn, kontaktuppgifter (adress, e-post, telefonnummer), faktureringsadress.

Laglig grund: Fullgörande av köpeavtal.

Lagringsperiod: Till dess att köpet har genomförts (inklusive leverans och betalning) och för en tid om upp till sju år för data som behandlas enligt bokföringslagen.

För att kunna fullgöra företagets rättsliga förpliktelser
Nödvändig hantering för uppfyllande av företagets rättsliga förpliktelser enligt lagkrav, domslut eller myndighetsbeslut (i första hand bokföringslagen).
Vi behandlar för detta ändamål: Namn, organisationsnummer / personnummer, kontaktuppgifter (adress, e-post och telefonnummer), betalningshistorik och fakturakopior.

Laglig grund: Rättslig förpliktelse. Denna behandling av personuppgifter krävs enligt lag.

Lagringsperiod: Till dess att köpet eller uppdraget har genomförts (inklusive betalning) och för en tid om upp till sju år för data som behandlas enligt bokföringslagen.

För att hantera intresseanmälningar och rekryteringar
Behandling av intresseanmälningar och jobbansökningar samt för att följa upp referenser vid rekrytering.
Vi behandlar följande uppgifter: CV, namn, kontaktuppgifter (adress, e-post, telefonnummer), eventuellt personnummer, eventuellt personligt brev och fotografi, eventuell mailväxling mellan administrativ personal och den sökande, eventuella anteckningar avseende intervjuer, kontaktuppgifter till referenser (namn, telefonnummer och e-postadress).

Laglig grund: Berättigat intresse av att fullfölja eller avsluta rekryteringsprocesser. Uttryckligt medgivande i de fall känslig information kan förekomma.

Lagringsperiod: 3 år från insamlande eller rekryteringsprocessens avslutande.

För att hantera dokumentation om besökare och information från informanter
Kulturlandskapet genomför olika slags publika aktiviteter (föreläsningar, guidningar, visningar, skolaktiviteter) där vi ofta dokumenterar aktiviteten med fotografi. För att kunna publicera sådana fotografier på hemsidan och i rapporter efterfrågas frivilligt medgivande från besökare och deltagare.
I vårt arbete med uppdrag får vi ibland hjälp av informanter som lämnar muntlig information. I dessa fall sparas upplysningarna ihop med namn (och ibland kontaktuppgifter) på den som lämnat upplysningarna.

Laglig grund: Fullgörande av avtal. Berättigat intresse.

Lagringsperiod: Tills vidare alternativt tills medgivandet återkallas.

3. Säkerhet

Kulturlandskapet skyddar dina personuppgifter genom en kombination av tekniska och organisatoriska lösningar. Detta innebär till exempel att personalen endast har tillgång till de uppgifter de behöver för att utföra sitt arbete. Åtkomstsystem krävs för tillgång till samtliga av Kulturlandskapets system som hanterar personuppgifter.

I förekommande fall delar vi personuppgifter med våra personuppgiftsbiträden. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. När personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen.

Vi säljer inte vidare någon kundinformation till tredje part.

4. Dina rättigheter och medgivande

Rätt till tillgång (så kallad registerutdrag). Du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och ett utdrag över vilka uppgifter som behandlas.

Rätt till rättelse. Du du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade.

Rätt att dra tillbaka ett medgivande. Du har när som helst rätt att dra tillbaka ett medgivande du gett oss. Gäller ett medgivande ett fotografi i en tryckt rapport är det inte möjligt för oss att åtgärda detta.

Rätt till radering. Du kan begära radering av personuppgifter under vissa omständigheter. Vi kan ha rätt att neka din begäran om det finns rättsliga skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi istället att blockera personuppgifterna från att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen. En begäran om radering kan heller inte uppfyllas i det fall det gäller ett fotografi i en tryckt rapport.

Rätt till begränsning. Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas.

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling. Du har alltid rätt att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning.

Rätt till dataportabilitet. Du har rätt att kräva att dina personuppgifter flyttas från oss till ett annat företag, myndighet eller organisation.